Una vez que tienes decidido organizar un evento, tienes que tener en cuenta una serie de puntos que no debes descuidar previos a su celebración:
– ¿Qué tipo de evento? Tienes que decidir qué es lo que quieres organizar, qué formato, para cuántos participantes y en qué momento. Es importante, a la hora de decidir la fecha, mirar las convocatorias con el fin de que no te coincida con otro evento importante del mismo tipo o del mismo sector.
– ¿Qué presupuesto tengo? Para decidir la magnitud de lo que quieres organizar tenemos que saber con qué presupuesto contamos porque es imprescindible antes de elegir posibles ubicaciones, tipo de cátering, ponentes, número de asistentes, etc.
– Intenta innovar: Mejor que pensar qué has visto en otros eventos, intenta buscar nuevos motivos, propuesta originales, para ello puedes leer sobre eventos internacionales o sobre propuestas en otros sectores diferentes al tuyo que pueden darte ideas y despertar tu imaginación. Por supuesto, también es bueno contratar alguna empresa especializada en el sector.
– Una vez que tengas todo esto elegido, tienes que buscar las personas que van a protagonizar las ponencias, charlas, dirigir las mesas redondas. Es importante que hagas un contacto previo para ver si están disponibles, estás dispuestas a asistir, etc. y que te pasen los temas previamente.
– Organizar el método de registro: hoy en día hay magníficas aplicaciones o plataformas que te lo dan prácticamente hecho por una cantidad no demasiado alta.
– La difusión: una vez que lo tienes todo decidido y organizado queda darlo a conocer. Aquí las redes sociales, Facebook, Twitter, LinkedIn, los medios de comunicación digitales, las empresas colaboradoras, tus contactos, todos son importantes a la hora de difundirlo. Pero es conveniente que contrates un community manager o una empresa experta que te cree las redes del evento personalizadas y que las mueva hasta que llegue la fecha y durante su celebración.
Bien, el evento está en marcha: ahora nos queda lo más difícil… (Seguirá)
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