Me gusta definir la entrega de premios como un homenaje, una muestra de gratitud, en la que bien personas, bien entidades, reciben el reconocimiento por hechos dispares en los que han demostrado un alto compromiso o un logro de relevancia y que merecen de la gratitud por el esfuerzo y/o trabajo realizado.
Dependiendo del tipo de otorgación y organización que premia, podemos encontrar aquellas que realizan una premiación anual, aliciente sin duda para la motivación de los posibles candidatos. Otras en cambio solo realizan el reconocimiento ante circunstancias o logros excepcionales.
Pero a nivel organizativo….
¿Cómo hemos de organizar una entrega de premios exitosa?
1º Cantidad de invitados, lugar de celebración y tipo de ceremonia.
Definir la cantidad aproximada de asistentes a la entrega de premios, nos marca sin duda tanto el lugar como el tipo de ceremonia que realizaremos, la cantidad de invitados junto con la asistencia de los premiados y los acompañantes que incluiremos en la invitación nos da pie a definir tanto el lugar en la que realizaremos el acto de entrega como el tipo de ceremonia.
Es la definición del número de asistentes una información esencial para organizar una entrega de premios exitosa, pudiendo ésta realizarse en diferentes enclaves:
La más común suele ser aquella que se realiza en un Auditorio, siempre que el reconocimiento sea para un gran número de personas y se prevea una amplia asistencia al evento.
Para aquellas ceremonias en las que son pocos los premiados, se 
contempla la posibilidad de realizar tal evento durante una comida. En este tipo de ceremonia, hemos de tener muy presente su duración, ya que podemos llegar a ocasionar incomodidad a los asistentes si el acto sobrepasase el límite de las tres horas protocolariamente establecidas.
La más inusual y en la que podemos llegar a equívocos por su apariencia informal, son las realizadas al aire libre, más reservadas para entrega de premios de ámbito deportivo, pero en la que no podemos dejar de lado el protocolo que requiere una entrega de premios sea cual sea el escenario.
2º Organización pre-evento.
Llegados a este punto, hemos de tener presentes una serie de actuaciones tanto a nivel organizativo como informativo.
Las invitaciones que hemos de diferenciar entre aquellas dirigidas a las personas que deseamos que asistan al evento y aquellas que se entregan a los premiados, las cuales deberán ser enviadas con antelación suficiente para dar tiempo a la preparación de las palabras de agradecimiento por parte de éste. En el caso de que el premiado al que nos dirigimos resida a cierta distancia del lugar donde se realiza la entrega de premios, deberemos incluir tanto los billetes del viaje como la información sobre su estancia en el lugar del evento.
El tipo de premio que dependiendo de la entidad otorgante, suele estar definido pudiendo ser éste en formas de placas, medalla o diplomas entre otros, dependiendo siempre del tipo de premio e importancia del mismo en el ámbito social.
La sala del evento y escenario, es donde encontramos varios aspectos a tener en cuenta, en primer lugar, revestir adecuadamente y de forma visible la marca de la institución otorgante en el escenario y de los posibles patrocinadores.
Una iluminación adecuada y un equipo de sonido ajustado tanto al tamaño de la sala como al número de personas asistentes, son fundamentales para la buena percepción y seguimiento del acto por las personas asistentes.
La situación y adjudicación de las mesas, es otro de los parámetros que tendremos que estudiar detalladamente en función del asistente a la ceremonia.
Toda entrega de premios ha de disponer de asistentes o azafatas en los diferentes puntos de la sala para facilitar el funcionamiento del acto, siendo indispensable su presencia en escaleras como las que pueden existir en un escenario elevado y puntos de acceso.
En un segundo artículo, hablare del protocolo que debemos seguir durante la ceremonia. Puede dejarme sus impresiones en forma de comentario que siempre serán bien recibidas.
En Internacional de congresos, disponemos de todo lo necesario para organizar y garantizar el éxito en su ceremonia de entrega de premios.
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