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Event planner, la solución integral para su evento

12 junio, 2015

book-fair-678261_640Son muchas las empresas, que a día de hoy, continúan derivando la función de organizar sus eventos a personal directivo de su propia empresa, profesionales que sin duda, pueden repuntar en su profesión pero que a nivel de organizar eventos  no obtienen ese grado de profesionalidad esperado, dado ello por una clara falta de experiencia y formación en la materia.

Incorporar en la empresa un equipo de protocolo, experto en la organización de eventos, congresos y/o reuniones, puede suponer una partida presupuestaria elevada, que no todas las empresas están dispuestas a soportar.

Con el fin de poner solución a este tipo de problemas que se encontraban las empresas, nació la figura del  Event planner, incorporada en empresas como Internacional de congresos, este profesional dispone tanto de los conocimientos organizativos y protocolarios como de la capacidad organizativa ineludible para este tipo de actividad.

computer-564136_640Con la contratación de una empresa organizadora, obtendremos unos resultados muy diferentes a los que se pueden obtener cuando el evento lo organiza directamente el personal de la empresa. La figura del event planner es  fundamental para conseguir un evento exitoso.

La contratación de empresas especializadas, para la organización de eventos de comunicación corporativa  supone la despreocupación total de la empresa tanto a nivel organizativo como logístico y de planificación, los diferentes departamentos bajo la supervisión del  Event Planner, se encarga principalmente de:

  • Planificación, asesoramiento y dirección del evento, congreso o reunión.
  • Realización del estudio económico.
  • Contratación del lugar y espacio adecuado para el evento para la celebración.
  • Secretariado Técnico y administración del evento.
  • Envío de la información del evento.
  • Recepción y seguimiento de inscripciones.
  • Asistencia a ponentes
  • Elaboración de la documentación para los asistentes. La denominada carpeta de congresista
  • Certificados de Asistencia, Ponente, Comunicante etc.
  • Protocolo del evento. Presidencia, orden de intervenciones y cronograma.
  • Tramitación de reserva hotelera para asistentes en caso de ser necesario.
  • Decoración de espacios y adecuación de salas con dispositivos audiovisuales y mobiliario.

En definitiva, las funciones que ha de desarrollar un Event Planner, integrado o no en una empresa de organización de congresos, son dos:

  1. Planificar y organizar todo el evento, desde la contratación de servicios externos hasta prever fallos inesperados y solucionarlos.
  2. Realizar el ajuste presupuestario del evento.

meeting-782050_640Con la integración o contratación de personal cualificado en la organización de congresos y/o eventos, se conseguirá una organización óptima del mismo, siendo mas que posible ademas, que la empresa pueda disminuir su partida presupuestaria para tal concepto.

Éxito y ahorro, es lo que empresas como Internacional de congresos, experta en organización de todo tipo de eventos ofrecen a sus clientes, tanto clientes con necesidades empresariales como en el ámbito familiar, donde contamos con la figura de Wedding Planner en Toledo para cerrar un circulo de servicios.

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